Láta fólki finnast það skipta máli

Styrmir Reynisson er forstöðumaður á frístundaheimilinu Selinu, í Melaskóla. Hann er jafnframt trúnaðarmaður alls starfsfólks Tjarnarinnar. Styrmir segir stjórnendur vera vel meðvitaða um valið á stofnun ársins. Það sé rifjað reglulega upp fyrir starfsfólkinu og ítrekað að það skipti máli.

„Á vorin, þegar þetta nálgast, þá fer fólk að velta þessu meira fyrir sér, hvort vinnustaðurinn skori enn jafn hátt og slíkt. Það er áhugi og starfsfólki finnst almennt gaman að vinna hjá stofnun ársins.“

Aðspurður um hvað geri Tjörnina að stofnun ársins, segir Styrmir að það sé vafalaust sú meðvitaða vinna sem felst í að láta fólki finnast það skipta máli. „Við viljum að hver og einn finni að hann hefur ákveðið frelsi til athafna og getur lagt sitt af mörkum.“

Vinnustaðarsáttmáli
Á hverri starfsstöð Tjarnarinnar er gerður sérstakur vinnustaðarsáttmáli á hverju hausti. „Þá förum við í gegnum spurningar eins og hvernig er fyrirmyndarstarfsmaðurinn? Hvernig eigum við að koma fram við hina? Svo tökum við það sem kemur út úr þessu og skrifum upp skjal sem síðan er farið yfir á fundi. Hver og einn starfsmaður samþykkir síðan með undirskrift að uppfylla þau skilyrði sem hópurinn setti sér sjálfur.“
Styrmir er sannfærður um að þetta sé lóð á vogarskálarnar og skipti máli í sambandi við að Tjörnin skori yfirleitt hátt í valinu á stofnun ársins. Láta fólki finnast það skipta máli segir Styrmir Reynisson, trúnaðarmaður starfsfólks Tjarnarinnar Vinnustaðarsáttmálinn gerir það að verkum, að áliti Styrmis, að fólki líði fljótt eins og það tilheyri hópi, þrátt fyrir að það sé um 0% endurnýjun í starfsmannahópnum á hverju ári. „Það er sameiginlegt markmið allra, fólk fær strax á tilfinninguna að þetta sé starsfmannaandinn.“

Hann segir að ennþá hafi enginn neitað að skrifa undir. „Þetta er ekkert íþyngjandi, heldur dálítið þannig að mennlofa að mæta í vinnuna og gerasitt besta, vera hjálpfúsir og ekki baktala samstarfsfólkið.“

Styrmir segir að samhliða þessari könnun sé gerð önnur á vegum Reykjavíkurborgar. Þau fái nákvæmar niðurstöður úr henni og hafi tækifæri til að nýta þær í umbótastarf. „Eitt árið fannst starfsfólki það ekki hafa fengið nógu góða fræðslu. Þá var einfaldlega brugðist við því. Þetta spilar allt saman og á þátt í því hvernig við komum út í þjónustukönnunum og í valinu á stofnun ársins,“ segir Styrmir að lokum.

Viljum að fólk hagi sér öðruvísi í vinnunni en heima hjá sér

Tjörnin, frístundamiðstöð Vesturbæjar, Miðborgar og Hlíða varð til árið 2016, þegar frístundamiðstöðvarnar Kampur og Frostaskjól voru sameinaðar. Í þessum hverfum eru starfræktar 12 félags- og frístundamiðstöðvar en í hverfunum búa hátt í 35 þúsund íbúar. Um tíundi hluti þeirra er á grunnskólaaldri og nýtir þjónustu miðstöðvanna. Heildarfjöldi starfsmanna er um 200, í 80 stöðugildum. Allt frá árinu 2012 hefur Tjörnin og forverar hennar, verið Stofnun ársins, eða fyrirmyndarstofnun. Guðrún Kaldal er forstöðumaður Tjarnarinnar. Hún segir skýringuna á þessari velgengni fyrst og fremst felast í stefnumiðaðri stjórnun. „Við erum með skýrar starfslýsingar og skýr markmið og svo skipta virðing og samvinna miklu máli.“ Hún segir stjórnendur Tjarnarinnar vera með skýra sýn í starfsmannamálum, sem gangi meðal annars út á að valdefla þann fjölbreytta hóp sem þar starfar. „Fólkið okkar er með mismikla menntun og við verðum að nálgast hvern og einn út frá þeim styrkleikum sem hann hefur sem starfsmaður“, segir Guðrún. Hún segir þjónustukannanir koma mjög vel út, en það endurspegli að fólk sé ánægt með þá þjónustu sem veitt er á starfsstöðvum Tjarnarinnar. „Það er ekki nóg að vera með ánægða starfsmenn því þjónustan við börn og fjölskyldur er það sem er fyrst og fremst í forgangi hjá okkur. Í öðru lagi er það heiðarleiki í stjórnun, traust og virðing. Stjórnendurnir okkar úti á starfsstöðvunum njóta trausts og virðingar. Við skorum alltaf mjög hátt í trausti á næsta yfirmanni. Fólk treystir því sem er verið að segja og gera.“

Hugrekki skiptir máli
Í þriðja lagi segir Guðrún að ákveðið hugrekki skipti þau miklu máli, hugrekki til að fara nýjar leiðir. Hún segir starfsfólkið framsækið og duglegt að sækja um fé í þróunarsjóði og stíga skref sem ekki hafi verið stigin áður. „Við lítum líka þannig á, að okkur megi mistakast og þá stöndum við upp aftur. Síðan vil ég nefna auðmýkt. Við reynum að sýna auðmýkt í stjórnun. Stjórnandinn veit ekkert allt og það er ekki undir honum einum komið hversu góð vinnustaðarmenningin er. Það er undir öllum hópnum komið. Hópurinn þarf að skapa góða menningu á sínum stað.“ Hún segir að til að undirstrika mikilvægi hópsins, sé á hverri starfsstöð komið á vinnustaðarsáttmála. „Starfsmannahóparnir á hverjum vinnustað ræða sín á milli hvernig hópur þeir vilji vera. Síðan höfum við verið með námskeið í vinnusiðferði. Okkurfinnst að fólk þurfi að vera dálítið öðruvísi í vinnunni en það er heima hjá sér. Við þurfum að tala öðruvísi og haga okkur öðruvísi. Við þurfum að fara inn í þann ramma sem er búið að ákveða, að hluta til í sameiningu.“ Guðrún segir að reynt sé að hafa frekar skýrar reglur. Stjórnendurnir sendi skilaboð niður en annað starfsfólk sendir einnig skilaboð upp.

„Síðan reynum við að mætast á miðri leið. Við viljum að fólkið upplifi að það hafi áhrif en að það sé á sama tíma mjög skýr sýn á það til hvers er ætlast.“
Guðrún segir mikinn mannauð fólginn í starfsfólki Tjarnarinnar, sem gegni mikilvægu hlutverki og sé stór hluti skýringarinnar á því af hverju það gengur vel. Fólkið hafi metnað fyrir starfinu. Hún segir að stjórnendurnir séu mjög meðvitaðir um hvað sé verið að gera í starfsmannamálum. Almennir starfsmenn verði örugglega heilmikið varir við það, þótt þeir tengi það ekki endilega við þessar kannanir.

„En það er náttúrulega gaman fyrir hópinn að fara á þessa fínu hátíð og heyra hvað aðrir eru að gera gott í mannauðsmálum“.

Vakandi fyrir breytingum
Að sögn Guðrúnar þurfa stjórnendur á svona vinnustað stöðugt að vera vakandi yfir því sem er að gerast í umhverfinu. Þau þurfi að fylgjast mjög vel með nýjungum og það séu ýmsar nýjar
áskoranir sem þau hafi ekki þekkt áður.

„Sumir eru vegan, aðrir vilja helst ekkert vinna mikið og það eru ýmsar nýjar breytur sem við þurfum að taka með í reikninginn er þetta kerfi á að
virka.“

Aðspurð hvaða þýðingu þessi útnefning hafi fyrir þau segir hún hana staðfesta að þau séu að gera það sem hentar. Raunar sé ekki aðalmálið að vinna, heldur að halda sér ofarlega og helst að
bæta sig. Þannig sé þetta notað í umbótastarfi. Það sé þó erfitt að bæta sig endalaust. Það megi aldrei slaka á ef það eigi að takast að halda sér við toppinn. „Við unnum ekki í fyrra“, segir Guðrún, „en við hækkuðum okkur á milli ára. Við samgleðjumst öðrum sem gengur vel og eigum gott með að sætta okkur við að aðrir skori hærra, ef við erum sjálf sátt við það sem við erum að gera og samanburðinn við fyrri ár“, segir Guðrún að lokum.

Þessi grein var birt í blaðinu Stéttarfélaganna, október 2018